CUADRO COMPARATIVO LAS COMUNICACIONES EN LOS PROYECTOS

Francisco Gaviria A.

1.    INTRODUCCIÓN

El presente proyecto de trabajo se desarrolla como requerimiento del curso “AREA DE CONOCIMIENTO II (Recursos Humanos y Comunicaciones) MAP37. El objetivo es realizar una comparación entre el capítulo 10 de la cuarta edición del PMBOK “Gestión de las comunicaciones en los Proyectos” y el capítulo 10 “Comunicaciones” del libro titulado “Director Profesional de Proyectos” del autor Pablo Lledó. El propósito principal y fundamental del trabajo es buscar ventajas, desventajas, similitudes, diferencias y los principales énfasis de cada libro.

Es muy importante resaltar y cabe aclarar que para la elaboración de este libro el autor se basó principalmente en la versión vigente de la Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®, Cuarta edición, año 2008). Además, el autor reconoce que algunos contenidos del libro se basan en adaptaciones de libros para preparar la certificación PMP® de autores reconocidos como Rita Mulcahy, Michael Newell, Joseph Phillips y Kim Heldman. Estos autores fueron los principales mentores, no sólo para que el autor aprobara su examen PMP®, sino para hacer realidad el primer libro en español sobre esta temática.

2.    DESARROLLO

a.        Identificar a los interesados.

                                  i.    ENTRADAS:

1.    Similitudes:

a.    Resumen del alcance del proceso.

b.    Definición del proceso.

c.    Presentan graficas explicativas

2.    Diferencias:

a.    Numero de las entradas al proceso.

                                                                                  i.    PMBoK: 4 subprocesos

Pablo Lledó: 2 subprocesos

b.    Descripción de los procesos.

                                                                                  i.    PMBoK: una descripción general de los subprocesos que integran al proceso de la gestión de las comunicaciones. Y nuevamente los describe a medida que se estudia cada subproceso.

Pablo Lledó: Lo describe a medida que se estudia cada subproceso.

c.    Ubicación general en el cuadro de procesos de dirección de proyectos y el área de conocimiento

                                                                                  i.    PMBoK: No lo describe dentro del proceso, lo describe en el capítulo 3 Cuadro 3-1

Pablo Lledó: lo describe dentro del proceso, y se visualiza la ubicación de cada subproceso dentro de los procesos de dirección de proyectos.

d.    Conceptos aprendidos al finalizar el proceso.

                                                                                  i.    PMBoK: No lo describe

Pablo Lledó: lo describe al inicio del proceso de la gestión de las comunicaciones.

e.    Diagramas explicativos de los subprocesos.

                                                                                  i.    PMBoK: presenta un diagrama de flujo, donde describe las entradas y salidas a cada subproceso.

Pablo Lledó: No lo describe.

f.     Ejercicios de aplicación.

                                                                                  i.    PMBoK: no presenta ejercicios de aplicación.

Pablo Lledó: presenta ejercicios de aplicación y la solución.

3.    Énfasis:

a.    PMBoK: describe cada uno de los subprocesos detalladamente.

Pablo Lledó: describe los ejemplos aplicativos y sus soluciones

                                ii.    HERRAMIENTAS Y TECNICAS:

1.    Similitudes:

a.    PMBoK: realiza una análisis detallado de los interesados

Pablo Lledó: también realiza un análisis detallado de los interesados

2.    Diferencias:

a.    PMBoK: describe 2 subprocesos.

Pablo Lledó: describe 1 solo subproceso.

b.    PMBoK: tiene en cuenta el juicio de expertos, como una herramienta fundamental para al análisis de interesados.

Pablo Lledó: no lo tiene en cuenta es sus herramientas utilizadas

3.    Énfasis:

a.    PMBoK: Describe y define extensamente las diferentes tipo de herramientas utilizadas en este subproceso

b.    Pable Lledó: Describe y define extensamente las diferentes tipo de herramientas utilizadas en este subproceso.

                               iii.    SALIDAS:

1.    Similitudes:

a.    PMBoK: dos salidas definida

Pablo Lledó: dos salidas definidas.

2.    Diferencias en las salidas:

a.    PMBoK: realiza una descripción detallada de las salidas analizadas.

Pablo Lledó: realiza una descripción general y coloca ejemplos aplicativos

3.    Énfasis:

a.    PMBoK: Describe, define y detalla extensamente los conceptos de las diferentes salidas analizadas

b.    Pablo Lledó: Describe de manera general los conceptos de las diferentes salidas analizadas, además de los ejemplos colocados como explicación de cada concepto.

b.    Planificar las comunicaciones.

                                  i.    ENTRADAS:

1.    Similitudes:

a.    Ambos documentos describen el Registro de Interesados y la Estrategia de gestión de los interesados

2.    Diferencias:

a.    Definiciones del subproceso.

                                                                                  i.    PMBoK: definición explicita y detallada

Pablo Lledó: solo entrega el nombre del subproceso.

                                                                                ii.    El PMBoK: describe 4 subprocesos

Pablo Lledó: describe 1 subproceso.

                                                                               iii.    El PMBoK: describe y explica los activos de los procesos de la organización, y los Factores ambientales de la empresa.

Pablo Lledó: No los describe

3.    Énfasis:

a.    PMBoK: describe la importancia de los procesos Factores ambientales de la empresa y en el proceso Activos de los procesos de la organización

b.    Pablo Lledó: No los describe.

                                ii.    HERRAMIENTAS Y TECNICAS:

1.    Similitudes:

a.    PMBoK: Utiliza el mismo número de herramientas y técnicas, que el libro de Pablo Lledó, 4 subprocesos

b.    Similares definiciones de los subprocesos.

c.    Ambos documentos: describen y ejemplifican los 4 subprocesos descritos en las Herramientas y Técnicas utilizadas

2.    Diferencias:

a.    PMBoK: Explica textual y detalladamente las diferentes herramientas utilizadas en este proceso

Pablo Lledó: explica mucho más con graficas y matrices.

3.    Énfasis:

a.    PMBoK y Pablo Lledó: Destaca las definiciones y explicaciones de las Herramientas y Técnicas utilizadas.

                               iii.    SALIDAS:

1.    Similitudes:

a.    Ambos documentos tienen como salida el Plan de gestión de las comunicaciones.

2.    Diferencias en las salidas:

a.    PMBoK: Explicación más extensa en la definición de los sub procesos, que lo componen.

Pablo Lledó: podemos decir que solo menciona, algunas características del subproceso que describe en el libro.

3.    Énfasis:

a.    PMBoK: destaca la explicación de los conceptos de los procesos, en especial el Plan de gestión de las comunicaciones.

Pablo Lledó: destaca la matriz de las comunicaciones y los conceptos que contiene el subproceso

c.    Distribuir la información.

                                  i.    ENTRADAS:

1.    Similitudes:

a.    PMBoK: contiene dentro del Plan de dirección de proyectos, el plan de gestión de las comunicaciones.

Pablo Lledó: también describe el Plan de gestión de las comunicaciones

b.    Ambos documentos describen el subproceso Informe de desempeño.

2.    Diferencias:

a.    Definiciones del proceso.

                                                                                  i.    PMBoK: definición explicita y detallada de los sub procesos

Pablo Lledó: definición sencilla.

                                                                                ii.    El PMBoK: incluye 3 subprocesos.

Pablo Lledó incluye 2 subprocesos.

Tiene un subproceso adicional, Activos de los procesos de la organización.

3.    Énfasis:

PMBoK: destaca los informes de desempeño

                                ii.    HERRAMIENTAS Y TECNICAS:

1.    Similitudes:

a.    PMBoK: en general describe los métodos y herramientas de comunicación

Pablo Lledó, describe los métodos y herramientas de comunicación.

b.    Similares definiciones de los subprocesos.

2.    Diferencias:

a.    Pablo Lledó: describe las dimensiones de la comunicación.

PMBoK: No lo describe

b.    La cantidad de subprocesos

PMBoK: describe 2 subprocesos

Pablo Lledó: solo describe 1 concepto general

3.   Énfasis:

a.    El documento de Pablo Lledó: Describe, define y detalla  las recomendaciones para las reuniones efectivas.

                               iii.    SALIDAS:

1.    Similitudes:

a.    Ambos documentos aunque tienen diferente número de conceptos, en PMBoK trata todos los conceptos en su único subproceso Actualización de los Activos de los procesos de la organización.

2.    Diferencias en las salidas:

a.    PMBoK: presenta 1 concepto

Pablo Lledó presenta 4 conceptos.

b.    PMBoK: incluye más conceptos dentro del subproceso Actualización de los Activos de los procesos de la organización, ejemplo de uno de ellos Informes del proyecto.

c.    PMBoK: describe textualmente los subprocesos

Pablo Lledó: solo menciona los subprocesos.

3.    Énfasis:

a.    Libro de Pablo Lledó:

                                                                                  i.    Ejemplifica la mejor forma de comunicación

                                                                                ii.    Describe sugerencia sobre los métodos de distribución de la comunicación.

d.    Gestionar las expectativas de los interesados.

                                  i.    ENTRADAS:

1.   Similitudes:

a.    Ambos documentos tienen subprocesos en común como:

                                                                                 i.    Registro de interesados

                                                                                ii.    Estrategias de gestión

                                                                               iii.    Plan para las comunicaciones

                                                                              iv.    Registros de incidentes

                                                                                v.    Registro de cambios

2.    Diferencias:

a.    PMBoK: describe textualmente y detalladamente los subprocesos

Pablo Lledó: solo menciona el titulo de los subprocesos

b.    Definiciones del proceso.

                                                                                  i.    PMBoK: definición explicita y detallada de los subprocesos

Pablo Lledó: no los define.

                                                                                ii.    El PMBoK: incluye 6 subprocesos

Pablo Lledó: incluye 4 subprocesos

3.    Énfasis: PMBoK, En la explicación de los conceptos de los subprocesos.

                                ii.    HERRAMIENTAS Y TECNICAS:

1.    Similitudes:

a.    Ambos documentos tratan los subprocesos:

                                                                                  i.    Métodos de comunicación

                                                                                ii.    Habilidades interpersonales

2.    Diferencias:

a.    PMBoK: incluye 6 subprocesos

Pablo Lledó: incluye 2 subprocesos

b.    Pablo Lledó: describe someramente las definiciones de los subprocesos y el PMBoK describe explicita y detalladamente la definición de los subprocesos.

c.    Pablo Lledó: ejemplifica los subprocesos el PMBoK no lo realiza.

d.   Énfasis:

El documento de Pablo Lledó coloca ejemplos para fundamentar los conceptos obtenidos en la teoría, el PMBoK no lo realiza.

                               iii.    SALIDAS:

1.    Similitudes:

a.    En términos generales el alcance tratan los mismos subprocesos:

                                                                                  i.    Actualizaciones

                                                                                ii.    Solicitudes de cambio.

2.    Diferencias en las salidas:

a.    PMBoK: presenta 4 subprocesos, el libro de Pablo Lledó presenta 2 subprocesos.

b.    PMBoK: Explicación más extensa en la definición de los sub procesos, que lo componen.

3.    Énfasis:

a.    El documento PMBoK: explica y define detalladamente los conceptos de estos procesos, el documento de Pablo Lledó no los define.

e.    Informar el desempeño.

                                  i.    ENTRADAS:

1.   Similitudes:

a.    Ambos documentos tienen subprocesos en común, como:

                                                                                 i.    Plan para la dirección de proyectos

                                                                                ii.    Informar sobre el desempeño del trabajo

                                                                               iii.    Mediciones del desempeño del trabajo

                                                                              iv.    Proyecciones del presupuesto

2.    Diferencias:

a.    PMBoK: describe textualmente y detalladamente los subprocesos

Pablo Lledó: solo describe someramente la definición de los subprocesos

b.    El PMBoK: incluye 5 subprocesos

Pablo Lledó: incluye 4 subprocesos.

3.    Énfasis: PMBoK, En la explicación de los conceptos de los subprocesos.

                                ii.    HERRAMIENTAS Y TECNICAS:

1.    Similitudes:

a.    Ambos documentos tratan los subprocesos:

                                                                                  i.    Análisis de variación

                                                                                ii.    Método de proyección

                                                                               iii.    Método de comunicación

                                                                               iv.    Sistema de generación de informes

b.    Ambos documentos tienen la misma cantidad de subprocesos: 4 unidades

2.    Diferencias:

a.    PMBoK: explicación detallada de la definición de los subprocesos

Pablo Lledó: explicación superficial de la definición de los subprocesos

b.    Énfasis:

El documento de Pablo Lledó coloca ejemplos para fundamentar los conceptos obtenidos en la teoría, el PMBoK no lo realiza.

                               iii.    SALIDAS:

1.    Similitudes:

a.    Ambos documentos tratan los subprocesos:

                                                                                  i.    Informe de desempeño

                                                                                ii.    Actualización a los activos de los procesos de la organización

                                                                               iii.    Solicitud de cambios

b.    Ambos documentos tienen la misma cantidad de subprocesos: 3 unidades

c.    Ambos documentos ejemplifican los subprocesos, para fundamentar los conceptos.

2.    Diferencias en las salidas:

a.    PMBoK: presenta 4 subprocesos, el libro de Pablo Lledó presenta 2 subprocesos.

b.    PMBoK: Explicación más extensa en la definición de los sub procesos, que lo componen.

3.    Énfasis:

a.    Ambos documentos destacan la colocación de los ejemplos, para solidificar los conceptos.

3.    SIMILITUDES Y DIFERENCIAS GENERALES

a.    Los conceptos y temas tratados de enseñanza aprendizaje son similares

·         Los conceptos y temas al finalizar el estudio de los capítulos son similares

·         El documento PMBoK, utiliza la explicación teórica

·         El documento de Pablo Lledó utiliza muchos ejemplos prácticos

·         El documento PMBoK, utiliza diagramas de flujo, para visionar entradas y saldas de otros procesos externos y los procesos internos.

b.    Los conceptos y enfoques de los dos contextos identifican cinco procesos, que a continuación se describen:

                                 i.    Identificar a los interesados: Grupo de procesos de Iniciación

                                ii.    Planificar las comunicaciones: Grupo de proceso de Planificación

                               iii.    Distribuir la información: Grupo de proceso de Ejecución

                              iv.    Gestionar las expectativas de los interesados: Grupo de proceso de Ejecución

                                v.    Informar el desempeño: Grupo del proceso de Seguimiento y Control.

c.     Los dos enfoques analizan los procesos con Entradas al proceso, Herramientas y Técnicas a utilizar, y Salidas del proceso

d.   El documento PMBoK explica detalladamente y de forma explícita y el documento de Pablo Lledó de manera directa y precisa, para preparar a un profesional para el examen de certificación.

4.    ENFASIS GENERALES:

a.    El documento de Pablo Lledó manifiesta la competencia del estudiante una vez finaliza el estudio del Area de conocimiento de las Comunicaciones

b.    El PMBoK, le da mucha importancia a los diagramas de flujo para visualizar las entradas y salidas a los procesos.

5.    CONCLUSIONES:

v  Ambos documentos el libro de Pablo Lledó y el PMBok son complmentarios., ya que como se describió en la Introducción, el libro de Pablo Lledó “se basó principalmente en la versión vigente de la Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®, Cuarta edición, año 2008)”.

v  Ambos documentos son una guia para la direccion exitosa de proyectos

v  La estructura del libro de Pablo Lledó esta diseñada para afrontar los examenes para tener la certificacion como PMP

v  El libro de Pablo Lledó es una guia practica para Directores de proyectos  nuevos

v  El PMBoK sigue una explicación clasica y muy detallada y el libro de Pablo Lledó explica detalles y utiliza ejemplos explicativos

v  La Gestión de las Comunicaciones es vital para el éxito del proyecto y es una habilidad que todos los Directores de Proyecto deben cultivar y ejercer de la mejor forma posible.

v  El Director de Proyecto debe vigilar que se cumplan los cinco procesos de la Gestión de las comunicaciones durante todo el proceso y ser proactivo en su proceder al respecto.

v  Los dos capítulos de estudiados en este documento son, en esencia, lo mismo. Sin embargo el libro de Pablo Lledó es un complemento de estudio para el PMBOK y la forma de abordar los temas es mucho más clara.

v  Es conveniente estudiar primero el PMBOK y luego el libro de Director Profesional de Proyectos, ya que de otra forma el último podría resulta escueto.

6.    BIBLIOGRAFÍA

v Project Management Institute, I. (2008). Fundamentos para la dirección de proyectos. Newtown Square, Pennsylvania: Project Management Institute, Inc.

v Lledó, P. (2009). Director Profesional de Proyectos:cómo aprobar el PMP sin morir en el intento. Victoria, BC Canadá: Pablo Lledó.