Francisco Gaviria
“El Reclutamiento
y Selección requieren de unas condiciones previas que deben cumplirse antes de
iniciar cualquier acción, ya que no puede haber táctica sin haberse definido
antes la estrategia”. De Encarna Batet
En este documento se analizan y se plasman los
desafíos que tiene todo Gerente de Proyectos en la selección del personal en el
proceso de recursos humanos necesario en cada uno de los proyectos que ejecuta
en su larga vida profesional; es un tema muy complejo en cual se analizó mucha
literatura plasmada en libros, foros y bloques de diferentes compañeros que han
estudiado y tratado el tema.
Los Gerentes de proyectos desde que se inicia el
proyecto y durante su ejecución, le empiezan los diferentes desafíos en su vida
profesional y uno muy especial que tiene que vencer es la selección del
personal, para lograr el éxito del proyecto y de su equipo de trabajo. Al
inicio del proyecto los principales cargos claves debe estar seleccionados para
realizar la planificación del proyecto y el restante de personal se seleccionan
de acuerdo al histograma diseñado y aprobado por los interesados en el
proyecto. Durante el proceso de adquisición del personal para el proyecto, el Gerentes
de Proyectos tiene que evaluar que personas han sido asignado al proyecto,
negociar para obtener los mejores empleados que van a integrar el futuro equipo
del proyecto, conocer muy bien las prioridades y necesidades de la
organización, seleccionar y contratar a nuevos trabajadores (internos y
externos), conocer las ventajas y desventajas de los equipos virtuales; hay un
criterio que debemos tener en cuenta al momento de seleccionar un recurso
humano y es no cometer el error del “Efecto Halo, al momento de incorporar
miembros al equipo, por ejemplo, como fue un buen jugador de fútbol va a ser un
muy buen técnico”.
RETOS A SUPERAR EN LOS PROCESOS DE ENTRADA PARA ADQUIRIR
EL EQUIPO DEL PROYECTO.
Para poder seleccionar el personal que integrará el
equipo del proyecto, hay aún más desafíos los cuales debemos vencer que son el
organigrama del proyecto, el plan de recursos humanos que debemos ejecutar, los
factores ambientales de la empresa
(disponibilidad del recurso, nivel de competencia, experiencia, la
estructura de la organización, interés en el proyecto, etc.), y los activos de
los procesos de la organización (planes, políticas, procedimientos, etc.).
RETOS A SUPERAR EN LOS PROCESOS DE UTILIZAR LAS
HERRAMIENTAS Y TECNICAS EN EL PROCESO DE ADQUIRIR EL EQUIPO DEL PROYECTO.
Dentro de los desafíos a vencer en el proceso de
selección del personal tenemos los tipos
de herramientas que podemos utilizar para poder seleccionar y obtener los
recursos humanos que van a integrar el equipo del proyecto, podemos mencionar
entre otras las siguientes: asignaciones previas del personal, negociación
sobre todo con los gerentes funcionales y otros directores de proyectos, la
adquisiciones externas de (contratistas, empresas de suministros de personal)
de los recursos, y equipos virtuales de recursos, que por ejemplo éstos no
tienen presencia física en el lugar donde se desarrollará o ejecutará el
proyecto.
RESTRICCIONES PRESENTADAS EN LA SELECCIÓN Y ADQUISICION
DEL PERSONAL EN EL PROYECTO.
El desafío en la selección del personal idóneo tiene
muchas veces sus restricciones que se derivan del alcance, el tiempo (una
restricción importante es que nunca hay suficiente tiempo para seleccionar un
recurso durante el reclutamiento y selección de personal), el costo,
cronograma, el presupuesto, el riesgo, etc., colocando un ejemplo es posible
que la selección de un excelente recurso se vea afectado por la falta de
presupuesto para conseguir su participación en el desarrollo del contrato;
también hay que tener el aspecto cultural y aspectos de la organización; otro
aspecto de la vida del proyecto tiene que ver cuando el patrocinador entrega la
lista del personal seleccionado y el acta del proyecto al mismo tiempo y le informe
al Gerentes de Proyectos, que ya puede dar arranque al proyecto, en estos casos
lo mínimo que debe realizar un Gerentes de Proyectos es iniciar de inmediato
una evaluación del personal y ser capaz de comunicar las debilidades que
presenta el equipo de trabajo escogido por el patrocinador y que recibió para
la ejecución del proyecto.
BRECHAS PRESENTADAS EN LA SELECCIÓN Y ADQUISICION DEL
PERSONAL EN EL PROYECTO
Además debe tener en cuenta en la selección la brecha
que hay entre el perfil del puesto y el perfil del nuevo recurso a contratar,
para formalizar las capacitaciones que debe planear y programar para que su
nuevo integrante pueda ser competitivo en su nuevo puesto de trabajo; también
hay evaluar al momento de seleccionar los miembros clave de su equipo:
requerimientos del proyecto, la comunicación efectiva, el liderazgo
situacional, la capacidad para motivar y automotivarse, la proactividad, el
trabajo en equipo, y la confianza que debe depositar en los nuevos recursos del
proyecto.
SELECCIÓN DEL PERSONAL IDONEO EN EL PROCESO DE LA
SELECCIÓN Y ADQUISICION DEL PERSONAL EN EL PROYECTO.
La selección del personal es una de las diferentes
etapas del proceso de recursos que son críticas e importantes en la gestión y que
debe desarrollar el Gerente de Proyectos. Para la consecución y selección del
personal idóneo debemos tener definido el perfil, el rol, las responsabilidades
de los puestos de trabajo que desarrollará el nuevo equipo de trabajo, además
debemos tener la autoridad desde el punto de vista de inversión económica para
seleccionar el recurso idóneo para el puesto de trabajo; también es importante
que el Gerente de proyectos tenga una excelente habilidad para negociar y
obtener la disponibilidad de los recursos y se pueda formar el equipo que
necesita la organización para desarrollar el proyecto.
OTROS DESAFIOS QUE SEPRESENTADAN EN LA SELECCIÓN Y
ADQUISICION DEL PERSONAL EN EL PROYECTO
Hay otros desafíos a tener en cuenta y es al momento de
evaluar el desempeño del equipo, ya que podemos detectar falencias muy graves,
que inclusive con su evidencia pueden dar como resultado la terminación del
contrato del recurso que tanto esfuerzo y valor económico nos costó.
Otro desafío muy característico y a tener en cuenta es
que en la selección de personal debemos ir planeando las personas con la cuales
se les pueda dar fin al proyecto, debemos antes de empezar ya ir pensando en el
cierre, ya que por lo regular, la razón es que cuando los proyectos están
culminando y el personal necesariamente debe ir saliendo progresivamente del
proyecto, es cuando los que integran el equipo operativo muy faltante de ética,
disminuye la productividad para poder prolongar la duración del proyecto y
obtener una quincena más de pago, es cuando el Gerente de Proyectos pude
utilizar estrategias, y una de ella sería realizar el cambio de la totalidad
del personal, seleccionando un nuevo equipo que culmine las actividades
faltantes y/o termine con el mismo grupo seleccionado durante la ejecución del
proyecto, pero negociando con estos recursos la estrategia de terminación de la
actividades a satisfacción de cliente.
Para finalizar planteo unos interrogantes,
recomendaciones y conclusiones sobre la selección de personal:
·
En estas
épocas modernas que mediante el avance de la tecnología lo podemos resolver
casi todo, no existe una metodología expedita para vencer los desafíos
presentados en la selección de personal.
·
Cuál es la
herramienta más completa a utilizar en la selección de personal para garantizar
una selección eficaz.
·
Después de
seleccionar y contratar al personal debemos evaluar y hacer un seguimiento
estricto de sus competencias, desarrollo de sus funciones y de las
capacitaciones realizadas para verificar la competencia eficaz del funcionario.
·
Los Gerentes de Proyectos debemos conocer el
talento humano de nuestro equipo independientemente quien realice la selección
o asignación del personal.
·
Una vez
seleccionado y contratado el personal, en algunas ocasiones nos cuesta mucho
tanto desde el punto económico como de esfuerzo despedir al recurso, por lo
tanto debemos manejar la situación de una manera inteligente e ir sobre
llevando y manejando el recurso y no perderle el seguimiento para de esa manera
finalizar el proyecto sin contratiempos ni inconvenientes.
v Lledó pablo. (2009). Director profesional de
proyectos: como aprobar el PMP® sin morir en el intento. 2da Edición.
Victoria, BC, Canadá.
v Marchant, loreto. (2005) .Actualizaciones para el
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v Project Management Institute Inc. (2008). Guía de los
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Project Management Institute.
v https://sites.google.com/site/reclutamientoyseleccion20/menciones
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